4. Razmjena računa između poslovnih subjekata i poslovnih subjekata i javne administracije

Kad su u pitanju e-računi valja razdvojiti B2B i B2A razmjenu e-računa.

Laičkim rječnikom rečeno B2B (business to business) razmjena e-računa je razmjena između dva poslovna subjekata u privatnom vlasništvu.

B2A (business to administration) razmjena e-računa je razmjena između privatnog poslovnog subjekta i neke državne organizacije.

Razmjena e-računa B2A je definirana Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi te o ovoj temi više u odjeljku e-Račun u javnoj nabavi.

Slanje elektroničkih računa može biti direktno ili uz pomoć informacijskih posrednika. U B2B odnosu, e-računi se mogu poslati direktno ili uz pomoć posrednika dok je kod B2A moguće slanje isključivo putem posrednika. U ovom slučaju FINA je zakonom određen centralni informacijski posrednik koji obavlja uslugu zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava čiji je djelokrug definiran posebnim zakonom, odnosno obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-Računa i javnih naručitelja, u skladu s europskom normom, te na čiju su se centralnu platformu za razmjenu e-Računa dužni povezati poslovni subjekti preko svog informacijskog sustava.

5. Direktna razmjena računa ili indirektna preko posrednika?

Većina proizvođača poslovnog softvera implementirali su mogućnost slanja i razmjene elektroničkih računa (e-Računa) u svoje sustave i time svojim korisnicima omogućili direktno slanje i primanje e-računa i to potpuno besplatno.

S obzirom na to da se bliži rok obvezne i masovnije primjene elektroničkih računa, pojačale su se i kampanje ponuđača usluge za razmjenu elektroničkih računa. Neki ponuđači su tu pronašli svoju tržišnu nišu i vrlo agresivno nastupili, a korisnici stječu dojam su oni jedini i obvezan servis za razmjenu elektroničkih računa. Činjenica je da postoje razna rješenja i ponuđači za razmjenu elektroničkih računa. Neke županije i gradovi su razvili vlastiti sustav (Zagrebačka županija, Bjelovarsko-bilogorska županija, Istarska županija, Općina Kamanje, Općina Petrijanec itd...). Izbor informacijskog posrednika za slanje i zaprimanje e-Računa i pratećih isprava za javne naručitelje je ograničen na FINU, koja će ujedno biti centralni informacijski posrednik, dok sektorski i drugi javni naručitelji mogu izabrati bilo kojeg informacijskog posrednika u Hrvatskoj ili iz drugih zemalja članica Europske unije (tu se u pravilu radi o državnim institucijama, ministarstvima, jedinicama lokalne uprave, javnim firmama i ustanovama itd.). Naručitelji koji će moći odabrati različite sustave za razmjenu elektroničkih računa, moći će postavljati i uvjete svojim dobavljačima u vezi prihvata računa, što može dovesti do toga da ćete se morati pretplatiti na više sustava ako ćete željeti surađivati s njima.

Za sve poslovne subjekte bi bilo logično da e-račune primaju direktno mailom u svoje knjigovodstvene sustave jer tehnički preduvjeti za to već dugo postoje, obzirom da je to jednostavan i besplatan način, a email kao sustav razmjene dokumenata u masovnoj je upotrebi već godinama. Aplikacije koje služe samo za razmjenu (i arhiviranje) e-računa imaju svoju smisao u nekim određenim slučajevima, ali i tada bi sustav prihvata mogao biti preko emaila u aplikaciju, a ne registracijom i plaćanjem naknade, koja je kod nekih pružatelja usluga razmjene računa cjenovno skuplja od slanja klasičnom poštom i iznosi 3-5 kn/kom. Postavlja se pitanje gdje se tu onda ostvaruju spominjane milijarde kuna ušteda i za koga su te uštede (za primatelje ili pošiljatelje)?

Europska norma za semantički podatkovni model osnovnih elemenata elektroničkog računa, odnosno europska norma o elektroničkom izdavanju računa, definira e-Račun kao račun koji je izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njegovu automatsku i računalnu obradu. Da bi e-Račun u potpunosti ostvario sve svoje prednosti, treba biti poslan u zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu.

6. Uštede u izdavanju i zaprimanju e-Računa

Prema izjavi ministra gospodarstva Darka Horvata, s obzirom na volumen ukupne javne nabave, koja iznosi od 44 milijarde kuna, procijenjena ušteda uvođenja e-Računa je više od dvije milijarde kuna. Zakonom će se osigurati uvjeti da naručitelji primaju i obrađuju strukturirane elektroničke račune koji su u skladu s europskom normom o elektroničkom izdavanju računa. Kao prednosti za izdavatelje e-Računa ističu se smanjeni administrativni troškovi pripreme samog računa, ispisa i kuvertiranja računa, uklonjen je trošak poštarine, račun se isporučuje u puno kraćem vremenu i naposljetku se pohranjuje u sigurnu i kontroliranu elektroničku arhivu. Dostupan je 24 sata dnevno za pregledavanje, za revizije i porezni nadzor. Elektroničko fakturiranje potiče bolju produktivnost odnosno učinkovitost korištenja resursa, tako se procijenjene uštede od uvođenja elektroničkog računa u poslovanje kreću od 7 do 20 eura po računu, od čega 80 posto uštede ostvaruje kupac, 20 posto prodavatelj. Europska unija procjenjuje da će se potpunim uvođenjem e-Računa ostvariti uštede od 423 milijarde eura.

Izračun uštede na e-Računima u Republici Hrvatskoj

Slanjem i primanjem te digitalnom pohranom e-Računa ostvaruju se uštede na materijalu (papir, toneri, registratori), uredskom prostoru (nepotrebna arhiva, police i registratori) i utrošenim vremenom (nepotrebno kuvertiranje, odnošenje na poštu i prepisivanje podataka sa računa).

Ispod se nalazi tablica sa kalkulacijom uštede kod slanja e-Računa usporedno sa klasičnim slanje računa poštom koju je procijenila i izradila Fina (Financijska agencija). Kalkulacija je napravljena na razini od 1000 računa mjesečno a u slučaju većeg broja računa uštede su još značajnije.

Količina 1.000 mjesečno

IZDAVANJE RAČUNA

PRIMANJE RAČUNA

* Jedinični trošak se i u klasičnom poslovanju smanjuje u odnosu na količinu

** Pretpostavka da se po računu u prosjeku troši minimalno 2 papira

*** U kalkulaciju ulaze priprema, indeksiranje i validacija, fizička pohrana dokumentacije, mikrofilmiranje i fizička pohrana mikrofilmskih svitaka

**** Prosječna vrijednost radnog sata za SSS

***** Pretpostavka da 10% računa od ukupne količine se šalje preporučenom pošiljkom

Izvor: Fina, www.fina.hr, (https://www.fina.hr/Default.aspx?art=9188&sec=1354)