loading

Blog

date04 stu
2021
Procesi digitalizacije poslovanja u računovodstvu

Procesi digitalizacije poslovanja u računovodstvu

Poduzeća teže ka stalnom razvoju svog poslovanja, a poslovne procese unutar poduzeća žele optimizirati i pojednostaviti kako bi se na svakodnevne računovodstvene poslove gubilo što manje vremena. Drugim riječima, žele biti u korak sa vremenom što znači da poduzeće treba pronaći načine da svoje poslovanje što većim dijelom prenese u digitalni oblik, uključujući knjigovodstvenu dokumentaciju i računovodstvene procese društva. U doba pandemije COVID-19, digitalizacija je uvelike je pomogla velikom broju računovođa iz razloga što im je omogućila neometani rad od kuće.

U nastavku donosimo nekoliko procesa digitalizacije pomoću kojih je moguće tradicionalno računovodstveno poslovanje podignuti na viši nivo tj. na digitalni način poslovanja:

  • Korištenje programa u Cloud-u
  • Digitalizacija ugovorne dokumentacije
  • Unos dokumentacije (skeniranje) i pohrana – DMS sustav
  • Automatsko knjiženje ulaznih računa
  • Digitalizacija putnih naloga i putnih računa

 

1. Cloud poslovanje

Računovodstvo u oblaku postaje suvremeniji i napredniji odabir za razliku od tradicionalnih sustava odnosno rješenja instaliranih i postavljenih na lokalni server unutar kompanije.  Osnovna razlika između tradicionalnog i računovodstva u oblaku je da se podatci šalju „u oblak“ gdje se obrađuju i vraćaju korisniku. Za novu dimenziju računovodstva potreban je internet.

Prednosti odnosno razlozi za prelazak na cloud poslovanje su prije svega troškovi. Inicijalni troškovi su puno niži jer nema potrebe za nabavljanjem servera za čuvanje i obradu podataka, uređaja za čuvanje preslika podataka ili licenca za antivirusne podatke, samim time, računala pomoću kojih se pristupa programima na oblaku mogu biti nižih performansi što znači niže cijene računala. Podatcima se može pristupati sa bilo koje lokacije i u bilo koje vrijeme, a takav način poslovanja omogućuje zaposlenicima u drugim odjelima da pristupe istim podatcima i pogledaju izvještaje u realnom vremenu te uvide tekuće poslovne promjene. Važno je istaknuti da tradicionalno računovodstvo ima potencijalne opasnosti za hardver, softver, i baze podataka od npr. požara, poplava, potresa i drugih mogućih oblika uništavanja materijalne imovine dok se cloud računovodstveni softveri i podatci čuvaju na sigurnim serverima koji su pod nadzorom kompanija koje pružaju usluge poslovanja u „oblaku“.

Kontaktirajte nas na jedan od brojeva u rubrici Kontakt ukoliko želite svoje poslovne programe prebaciti na cloud i zakoračiti bliže ka potpunoj digitalizaciji poslovanja.

2. Proces digitalizacije ugovorne dokumentacije

Ovakav proces može imati pozitivan učinak na cijelo poslovanje i automatizaciju procesa  ukoliko se poveže s modulom fakturiranja. Kod ovakvog procesa koriste se iste baze podataka koje se onda mogu koristiti za razne namjene. Npr stvaranje standardnih ugovora za poslove s kupcima i dobavljačima, različite novčane transakcije, kupo-prodajni ugovori i sl. Ukoliko se društvo odluči digitalizirati ovaj dio poslovanja, tada ugovorna dokumentacija više nije samo običan PDF već se sustavno podržava unos parametara potrebnih npr. za fakturiranje (ugovorne strane, trajanje ugovora, cijene, parametri i dr.)

Korp računovodstveni sustav već godinama omogućuje svojim korisnicima digitalizaciju i automatizaciju ugovora od samog procesa kreiranja do automatiziranog formiranja i slanja faktura na temelju istih te njihove pohrane. Uz navedeno sustav omogućuje digitalnu pohranu originalnih ulaznih faktura te mogućnost povezivanja sa programskim knjiženjima radi lakšeg pretraživanja.

3. Unos dokumentacije (skeniranje) i pohrana

Velika većina knjigovodstvenih servisa vodi poslovne knjige za male poduzetnike i obrtnike i njihov je način rada određen uvjetima okoline odnosno potrebama i željama njihovih klijenata. U praksi ta mala poduzeća i obrtnici često nemaju osobu koja procesuira računovodstvenu dokumentaciju (npr. skeniranje računa) već fizičku dokumentaciju (račune, ugovore i sl.) donose na knjiženje u servis ili šalju dokumente poštom, dok se u naprednijim slučajevima skenirani dokumenti razmjenjuju e-mailom. Ukoliko knjigovodstveni servis ipak ima klijente drugačijih karakteristika, svoje poslovanje može digitalizirati uvođenjem sustava za upravljanje dokumentacijom (DMS). Takav sustav upravlja dokumentima na način da pohranjuje, upravlja i prati digitalne verzije unutar organizacije. Svrha DMS-a bila bi olakšati  korisnikovu poslovnu svakodnevnicu, a u informatičkom smislu DMS je skup programa koji se koriste za skladištenje elektroničkih dokumenata te radni proces koji određuje što se događa sa skeniranim dokumentom putem softverskog alata koji upravlja svime time.

4. Automatsko knjiženje ulaznih računa

Uvođenjem digitalizacije potreba za registratorima i ispisom dokumentacije na papiru se smanjuje, a knjiženje se može obavljati s elektronički pohranjenim dokumentima. Ukoliko servis od dobavljača dobije ulazni račun na papiru, takav račun se može skenirati i pridružiti unosu ulaznog dokumenta u računalni softver, a svaki ulazni dokument moguće je opisati dodatnim parametrima na osnovi kojeg ga se kasnije može lakše pronaći (npr. naziv kupca/dobavljača, datum, opis i sl.) Ipak, kod odluke o uvođenju procesa digitalizacije knjiženja potrebno je sagledati broj ulaznih računa koje servis zaprima na razini mjeseca i broj zaposlenika koji su angažirani za obavljanje procesa knjiženja.

Automatsko knjiženje ulaznih računa u praksi se obavlja pomoću OCR tehnologije (tehnologija prepoznavanja znakova) gdje program traži ključne riječi (dobavljač, kupac, ukupan iznos itd.) te nakon pronalaska program uzima podatke sa skeniranog dokumenta i popunjava podatke potrebne za unos knjiženja, knjigovođa bi u tom slučaju trebao iskontrolirati nastali dokument te ga proknjižiti.

5. Digitalizacija putnih naloga i putnih računa

Programska rješenja za upravljanje putnim troškovima u stvarnom vremenu prikupljaju i obrađuju podatke o putnim troškovima, sve se odvija automatski, bez obzira na to kako, kada i gdje osoba putuje te izrađuje detaljnu analitiku službenog putovanja. Softver može pratiti prijeđene kilometre i bilježiti putne troškove za svakog pojedinog zaposlenika. Elektroničko potpisivanje putnih naloga Ministarstvo financija smatra vjerodostojnim ukoliko je sve odrađeno po računovodstvenim i poreznim zakonima RH te prema Uredbi (EU) br. 910/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23, srpnja 2014. o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu i stavljanju izvan snage Direktive 1999/93/EZ.

KORP programska rješenja firme Infokom već 25 godina integriraju poslovanje poduzetnika i obrtnika, a znanjem i iskustvom djelatnika te primjenom novih tehnologija orijentirani smo potpunoj digitalizaciji naših korisnika bez potrebe za ručnim unosom podataka.

Prijavite se na naš newsletter