Putni nalog je službeni dokument koji „prati“ djelatnika na službenom putovanju u inozemstvu i tuzemstvu, a poslodavcu služi kao dokaz da je radnika uputio na službeni put te predstavlja osnovni dokument za obračun i knjiženje troškova nastalih na službenom putu.

Pravilnikom o porezu na dohodak utvrđen je njegov sadržaj koji treba uključivati sljedeće elemente:

• nadnevak izdavanja
• ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje
• mjesto u koje osoba putuje
• svrhu putovanja
• vrijeme trajanja putovanja
• vrijeme kretanja na put
• podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom, potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat)
• vrijeme povratka s puta
• potpis ovlaštene osobe
• obračun troškova
• likvidaciju obračuna te
• izvješće s puta.

Važno je skrenuti pozornost da uz putne naloge trebaju stajati vjerodostojne isprave koje opravdavaju trošak službenog putovanja poput računa smještaja, putnih karata, računa za cestarine, parking i sl. U slučaju izostajanja računa inspekcijski nadzor može osporiti trošak službenog putovanja i službeno putovanje ocijeniti kao nevjerodostojno, a isplate po putnom nalogu smatrati će se oporezivim primitkom.

Kako Pravilnikom nije definiran točan izgled (forma) putnog naloga svaka organizacija može napraviti predložak naloga prema svojim potrebama i u okviru specifičnosti poslovanja organizacije.

Kako odrediti dnevnicu putovanja?

Dnevnica službenog puta pokriva troškove prehrane, pića i prijevoza u mjestu na kojem posloprimac boravi tokom službenog puta i za trošak dnevnice nije obavezno priložiti račune da bi se trošak dnevnice opravdao.

Kako bi se dnevnica isplatila, zaposlenik mora biti upućen na put koji je udaljen minimalno 30 km od mjesta rada, prebivališta ili boravišta. Iznos pune dnevnice od 200,00 kn isplaćuje se zaposleniku čije je putovanje trajalo od 12h do 24h. Pola dnevnice isplaćuje se kada put traje između 8h i 12h.

Donosimo nekoliko najčešćih situacija u kojima određeni trošak ulazi/ne ulazi u trošak dnevnice:

1. Ukoliko je posloprimcu osiguran jedan obrok (ručak ili večera) iznos dnevnice umanjuje se za 30 %, a ukoliko su mu osigurana 2 obroka dnevnica se umanjuje za 60%
2. Ukoliko je doručak uključen u cijenu smještaja – dnevnica se ne umanjuje
3. Ukoliko je obrok uključen u cijenu kotizacije (npr. Za seminar) potrebno je umanjiti dnevnicu
4. Trošak reprezentacije sa partnerom također zahtjeva umanjenje dnevnice
5. Dolazak na odredište – npr. Od aerodroma do hotela NE ulazi u trošak dnevnice
6. Odlazak s odredišta – npr. Od hotela do aerodroma NE ulazi u trošak dnevnice
7. Vožnja između dva odredišta – npr. Odlazak do drugog grada radi sastanka s drugim partnerom NE ulazi u trošak dnevnice
8. Vožnja od hotela do sastanka ULAZI u trošak dnevnice
9. Odlazak s partnerom na večeru – ULAZI u trošak dnevnice

Iako obračun putnih troškova može biti kompliciran, u današnje vrijeme postoje alati i aplikacije koje svojim automatizmom znatno olakšavaju posao poslovnim organizacijama. Program Putni nalozi tvrtke Infokom omogućuje jednostavan i brz unos svih podataka potrebnih za obračun troškova službenog puta, a nudi i mogućnost formiranja joppd obrasca u svega par klikova.